Servitium Oy:n rekisteri- ja tietosuojaseloste (GDPR)

Tämä on Servitium Oy:n EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) 2016/679 mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Päivitetty 19.3.2024.

1. Rekisterinpitäjä, lisätiedot ja oikaisupyynnöt

Nimi: Servitium Oy
Y-tunnus: 2887563-4
Yhteystiedot: Ratakatu 47, 53100 Lappeenranta
Sähköposti: info@servitium.fi
Puh. +358 45 128 7477

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Yhteyshenkilö: Samu Pellikka
Sähköposti: samu.pellikka@servitium.fi

3. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Käsittelemme henkilötietoja ainoastaan yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) ja muun lainsäädännön sallimilla oikeusperusteilla.

Ensisijaisesti käsittelemme asiakkaiden tai potentiaalisten asiakkaiden henkilötietoja sopimuksen tai suostumuksen perusteella.  Toissijaisesti henkilötietojen käsittely voi perustua oikeutettuun etuun. Oikeutettu etu voi tulla käsittelyperusteena kysymykseen esimerkiksi silloin, kun olemme yhteydessä alalla vallitsevan yleisen tavan mukaisesti potentiaalisiin asiakkaisiin tai aiemmin palveluitamme tai tuotteitamme hankkineisiin entisiin asiakkaisiin.

Tutkimusvastaajien henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen tai asiakkaan kanssa tehtyyn palvelusopimukseen, jonka perusteella asiakas luovuttaa Servitiumille vastaajien yhteystiedot.

4. Toiminnassa käytettävä rekisteri

Servitium Oy:n asiakas-, tutkimusvastaaja-, arvonta- ja markkinointirekisteri. Rekisteriin on talletettu tietoja asiakkaiden yhteyshenkilöistä sekä potentiaalisten asiakkaiden yhteyshenkilöistä. Asiakkaamme ovat pääasiassa yrityksiä, yhteisöjä ja julkisen sektorin organisaatioita. Rekisteröidyt ovat näiden toimijoiden työntekijöitä tai vastuuhenkilöitä.

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Tietoja käsitellään sovittujen palvelujen tuottamiseen, palvelujen ja tuotteiden toimittamiseen asiakkaalle, tuotteiden ja palvelujen kehittämiseen, laskutukseen, asiakassuhteen hoitamiseen ja kehittämiseen liittyen sekä tilastollisiin tarkoituksiin.

Tietoja käytetään myös mainontaan, markkinointiin, suoramarkkinointiin ja markkinoinnin kohdistamiseen asiakkaille. Asiakkaalla on oikeus kieltää hänelle kohdistettu suoramarkkinointi.

6. Rekisterin tietosisältö

Servitium Oy:n asiakas-, tutkimusvastaaja-, arvonta- ja markkinointirekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja:

Nimi, titteli, yrityksen tiedot, Y-tunnus, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero

Asiakaspalautteet ja yhteydenotot

Kiinnostus- ja profilointitiedot

Suoramarkkinointikiellot ja -suostumukset

Tietojen luontia ja päivittämistä koskevat päivämäärätiedot

Järjestelmien käyttäjätunnustiedot sekä mahdolliset muut rekisterin käyttötarkoituksen kannalta tarpeelliset tiedot

Vastaajien antamia tietoja käytetään tutkimustulosten raportointiin ja analysointiin. Olemme alan käytäntöjen mukaisesti sitoutuneet suojaamaan tutkimusvastaajien anonymiteettiä. Tutkimustulokset raportoidaan siten tutkimuksen tilaajalle sellaisessa muodossa, että yksittäisiä vastaajia ei voida tunnistaa. Poikkeuksen muodostavat yksittäiset tutkimukset, joissa toimeksiantaja on antanut nimenomaisen suostumuksensa vastausten raportointiin siten, että vastaus voi olla yhdistettävissä henkilötietoon.

Tutkimusvastaajan antamia henkilötietoja emme koskaan luovuta markkinointitarkoituksiin tai kolmansille osapuolille. Lisäksi tallennetaan muuta henkiköiden edustamiin yrityksiin liittyvää informaatiota myynnin ja markkinoinnin tarkoituksiin. Puhelinhaastatteluiden yhteydessä haastattelut voidaan nauhoittaa. Nauhoittamisesta kerrotaan haastateltaville etukäteen.

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Asiakkaan henkilötiedot saadaan, kun henkilö tai tämän edustama yritys tulee Servitiumin asiakkaaksi. Henkilötietoja voidaan kerätä, tallettaa ja päivittää myös osoite-, päivitys- tai muuta vastaavaa palvelua tarjoavan rekisterinpitäjän rekistereistä tai muista kolmansien osapuolten tietokannoista. Asiakaspalautetta kerätään sähköisen asiakastietojärjestelmän Lunni CRM (GDPR-yhteensopiva järjestelmä), ErisAI -kysely- ja analyysityökalualustan sekä Surveypal-tutkimustyökaluohjelmiston (GDPR-yhteensopiva järjestelmä) avulla.

8. Evästeet

Tietoja käyttäjän palvelun käytöstä voidaan tallentaa evästeinä. Evästeet ovat passiivisia tekstitiedostoja, jotka tallennetaan käyttäjän laitteen, kuten tietokoneen, matkapuhelimen tai tabletin, internetselaimeen palvelua käytettäessä. Käytämme evästeitä parantaaksemme käyttäjän palveluun liittyvää käyttökokemusta ja kerätäksemme tietoa esimerkiksi palvelun käyttöä koskevista tilastoista. Tämä tehdään palvelun turvaamiseksi, ylläpitämiseksi ja parantamiseksi.

Käyttäjät voivat milloin tahansa estää evästeiden käytön muuttamalla laitteensa paikallisia asetuksia. Evästeiden poistaminen käytöstä voi vaikuttaa palvelun käyttökokemukseen, esimerkiksi jotkin palvelun toiminnot saattavat olla pois käytöstä.

9. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Tietoja voidaan luovuttaa kolmansille osapuolille liiketoiminnan kehittämiseen liittyvissä asioissa kuten analytiikan tuottaminen liiketoiminnan ja palveluiden kehittämiseksi sekä taloushallintoon ja laskutukseen/perintään liittyvissä asioissa. Tietoja ei lähtökohtaisesti siirretä rekisterinpitäjän toimesta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Mikäli tietoja siirretään Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, siirto edellyttää, että kyseisessä maassa taataan tietosuojan riittävä taso tai rekisterinpitäjä antaa sopimuslausekkein tai muulla tavoin riittävät takeet henkilöiden yksityisyyden ja oikeuksien suojasta tai rekisteröity on antanut yksiselitteisen suostumuksen siirtoon.

10. Rekisterin suojauksen periaatteet

Servitium käsittelee tietoja turvallisella ja lainsäädännön edellyttämällä tavalla. Servitiumin asiakas-, arvonta- ja markkinointirekisterin tietoturvallisuus ja henkilötietojen luottamuksellisuus varmistetaan tarkoituksenmukaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein. Rekisterissä olevia tietoja käsittelevät ainoastaan käyttäjätunnuksin valtuutetut henkilöt.

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä järjestelmien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin henkilötiedon käyttötarkoituksen vuoksi on tarpeellista.

11. Rekisteröidyn oikeudet

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa hänestä rekisteriin merkityt tiedot. Pyyntö on toimitettava kirjallisesti Servitium Oy:n asiakaspalveluun: info@servitium.fi

Rekisteröityjä informoidaan tietojen käsittelystä pitämällä tämä rekisteriseloste saatavilla yrityksen toimitiloissa ja verkkosivuilla. Rekisterinpitäjä poistaa, oikaisee tai täydentää oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn pyynnöstä rekisterissä olevan virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen tiedon ilman aiheetonta viivytystä. Pyyntö osoitetaan kirjallisesti rekisteriasioista vastaavalle henkilölle.

12. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Rekisteröidyillä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle osoitteeseen: info@servitium.fi