Tämä on Servitium Oy:n EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) 2016/679 mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Päivitetty 1.9.2023.
1. Rekisterinpitäjä, lisätiedot ja oikaisupyynnöt
Nimi: Servitium Oy
Y-tunnus: 2887563-4
Yhteystiedot: Ratakatu 47, 53100 Lappeenranta
Sähköposti: info@servitium.fi
Puh. +358 45 128 7477
2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Yhteyshenkilö: Reijo Hirvonen
Sähköposti: reijo.hirvonen@servitium.fi
3. Toiminnassa käytettävä rekisteri
Servitium Oy:n asiakas-, arvonta- ja markkinointirekisteri. Rekisteriin on talletettu tietoja asiakkaiden yhteyshenkilöistä sekä potentiaalisten asiakkaiden yhteyshenkilöistä. Asiakkaat ovat yksityisen, julkisen tai kolmannen sektorin toimijoita. Rekisteröidyt ovat näiden toimijoiden työntekijöitä tai vastuuhenkilöitä.
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Tietoja käsitellään sovittujen palvelujen tuottamiseen, palvelujen ja tuotteiden toimittamiseen asiakkaalle, tuotteiden ja palvelujen kehittämiseen, laskutukseen, asiakassuhteen hoitamiseen ja kehittämiseen liittyen sekä tilastollisiin tarkoituksiin.
Tietoja käytetään myös mainontaan, markkinointiin, suoramarkkinointiin ja markkinoinnin kohdistamiseen asiakkaille. Asiakkaalla on oikeus kieltää hänelle kohdistettu suoramarkkinointi.
5. Rekisterin tietosisältö
Servitium Oy:n asiakas-, arvonta- ja markkinointirekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja:
- Nimi, titteli, yrityksen tiedot, Y-tunnus, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero
- Asiakaspalautteet ja yhteydenotot
- Kiinnostus- ja profilointitiedot
- Suoramarkkinointikiellot ja -suostumukset
- Tietojen luontia ja päivittämistä koskevat päivämäärätiedot
- Järjestelmien käyttäjätunnustiedot sekä
- mahdolliset muut rekisterin käyttötarkoituksen kannalta tarpeelliset tiedot
Lisäksi tallennetaan muuta henkiköiden edustamiin yrityksiin liittyvää informaatiota myynnin ja markkinoinnin tarkoituksiin.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Asiakkaan henkilötiedot saadaan, kun henkilö tai tämän edustama yritys tulee Servitiumin asiakkaaksi. Henkilötietoja voidaan kerätä, tallettaa ja päivittää myös osoite-, päivitys- tai muuta vastaavaa palvelua tarjoavan rekisterinpitäjän rekistereistä tai muista kolmansien osapuolten tietokannoista. Asiakaspalautetta kerätään sähköisen asiakastietojärjestelmän Lunni CRM (GDPR-yhteensopiva järjestelmä), ErisAI -kysely- ja analyysityökalualustan sekä Surveypal-tutkimustyökaluohjelmiston (GDPR-yhteensopiva järjestelmä) avulla.
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Tietoja voidaan luovuttaa kolmansille osapuolille liiketoiminnan kehittämiseen liittyvissä asioissa kuten analytiikan tuottaminen liiketoiminnan ja palveluiden kehittämiseksi sekä taloushallintoon ja laskutukseen/perintään liittyvissä asioissa. Tietoja ei lähtökohtaisesti siirretä rekisterinpitäjän toimesta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
Mikäli tietoja siirretään Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, siirto edellyttää, että kyseisessä maassa taataan tietosuojan riittävä taso tai rekisterinpitäjä antaa sopimuslausekkein tai muulla tavoin riittävät takeet henkilöiden yksityisyyden ja oikeuksien suojasta tai rekisteröity on antanut yksiselitteisen suostumuksen siirtoon.
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
Servitium käsittelee tietoja turvallisella ja lainsäädännön edellyttämällä tavalla. Servitiumin asiakas-, arvonta- ja markkinointirekisterin tietoturvallisuus ja henkilötietojen luottamuksellisuus varmistetaan tarkoituksenmukaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein. Rekisterissä olevia tietoja käsittelevät ainoastaan käyttäjätunnuksin valtuutetut henkilöt.
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä järjestelmien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.
Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.
Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin henkilötiedon käyttötarkoituksen vuoksi on tarpeellista.
9. Rekisteröidyn oikeudet
Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa hänestä rekisteriin merkityt tiedot. Pyyntö on toimitettava kirjallisesti Servitium Oy:n asiakaspalveluun: info@servitium.fi
Rekisteröityjä informoidaan tietojen käsittelystä pitämällä tämä rekisteriseloste saatavilla yrityksen toimitiloissa ja verkkosivuilla. Rekisterinpitäjä poistaa, oikaisee tai täydentää oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn pyynnöstä rekisterissä olevan virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen tiedon ilman aiheetonta viivytystä. Pyyntö osoitetaan kirjallisesti rekisteriasioista vastaavalle henkilölle.
10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Rekisteröidyillä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle osoitteeseen: info@servitium.fi
